Wie läuft die Dokumentenprüfung ab?

Wenn ein Kunde die Wohnungssuche bei Zuhause Finder beauftragt, reicht er hierzu verschiedene Dokumente ein.

Wer muss Dokumente einreichen?

Es sind Dokumente immer von beiden Mietern (sofern zutreffend) erforderlich. Also vom Hauptmieter und – sofern vorhanden – vom Mitmieter.

Folgende Dokumente sind immer erforderlich:

1. Zuhause Finder Mieter-Selbstauskunft
-> von allen Mietern (Haupt- und ggf. Mitmieter) digital unterschrieben

2. SCHUFA-Bonitätszertifikat
-> Keine Datenkopie, sondern das SCHUFA-Bonitätszertifikat, welches vom Kunden unter diesem Link erworben werden kann:
https://upload.zuhause-finder.com/DnEHfA
Wichtig: Das Datum auf dem SCHUFA-Bonitätszertifikat darf maximal 60 Tage in der Vergangenheit liegen.

3. Einkommensnachweise der letzten 3 Monate
-> oder bei Studenten, die kein eigenes Einkommen haben, ist ein Vertrag mit den Eltern erforderlich, aus welchem hervorgeht in welcher Höhe sie ihr Kind monatlich unterstützen.

In welcher Reihenfolge werden Dokumente angefordert?

Nach der Bestellung des Kunden, wird dieser automatisch weitergeleitet zum digitalen Onboarding in dem er alle Wünsche und Vorstellungen zur neuen Wohnung hinterlegen kann. (Optional mit Klick des Kunden auf "Später vervollständigen erhält der Kunde einen Link per E-Mail mit dem er seine Angaben im Nachgang vervollständigen kann).

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Anschließend muss der Kunde die digitale Zuhause Finder Mieter-Selbstauskunft erstellen. Hier werden vom Kunden im Selbstauskunft-Generator auf einer übersichtlichen Oberfläche alle Angaben hinterlegt, die für künftige Vermieter von Bedeutung sind.

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Nachdem der Kunde seine Mieter-Selbstauskunft erstellt hat, wird ihm und – sofern vorhanden – seinem Mitmieter automatisiert ein Link zur digitalen Unterschrift per E-Mail zugesendet. Erst wenn der Hauptmieter unterschrieben hat, kann der Mitmieter unterschreiben. Über den Prozess der digitalen Unterschrift wird der Kunde detailliert per E-Mail informiert und Schritt für Schritt von unserem System betreut.

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Nachdem beide unterschrieben haben, erhält der Hauptmieter die fertig signierte Version der Mieter-Selbstauskunft per E-Mail für seine Unterlagen.

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Zeitgleich wird die signierte Mieter-Selbstauskunft im System und in Hubspot hinterlegt und der Auftragsstatus bzw. die Phase wird automatisch auf "3. Selbstauskunft erhalten" aktualisiert.

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Jetzt erhält der Kunde automatisiert eine E-Mail mit der Bitte um Zusendung der entsprechenden Unterlagen (SCHUFA, Gehaltsnachweise etc.). In dieser E-Mail ist auch ein Link zur Erstellung des SCHUFA-Bonitätszertifikats enthalten.

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Daraufhin übersendet uns der Kunde die entsprechenden Unterlagen per Mail oder WhatsApp. Jetzt kann die Dokumentenprüfung beginnen.

Beginn und Ablauf der Dokumentenprüfung (DokuPrüfung)

Prüfe, ob die erforderlichen Dokumente vorhanden sind
Prüfe, ob alle Dokumente gut leserlich und aktuell bzw. gültig sind (Das SCHUFA-Bonitätszertifikat darf nicht älter als 60 Tage sein, die neueste Gehaltsabrechnung darf nicht älter als 30 Tage sein).
Lade die Dokumente herunter und schneide Bilder entsprechend zu, entferne nicht benötigte Dateien und erstelle aus jedem Dokument eine Datei im PDF-Format. Jede Gehaltsabrechnung sollte eine eigene PDF-Datei mit gut erkennbarem Dateinamen sein, z.B.:

- Gehaltsabrechnung Januar [Kundenname].pdf
- Gehaltsbrechnung Februar [Kundenname].pdf
- Gehaltsabrechnung März [Kundenname].pdf.

Das SCHUFA-Zertifikat wird immer SCHUFA-Zertifikat-[Kundenname].pdf genannt.
Nachdem du alle Dateien erstellt hast, erstellst du eine Notiz im Kontakt bei Hubspot für die Gehaltsnachweise (abgekürzt LGA) z.B.: LGA Jan, Feb, Mär 2025 und hängst die entsprechenden Abrechnungen direkt als Anhang an die Notiz. Wenn es mehrere Mieter (Haupt- und Mitmieter) gibt, dann legst du jeweils eine Notiz für jeden der Mieter an.
Anschließend erstellst du eine Notiz für das SCHUFA-Bonitätszertifikat und hängst dieses dort ebenfalls als Anhang an.
Sollten noch Unterlagen fehlen, antwortest du im Postfach einfach auf die Konversation um weitere Unterlagen beim Kunden anzufordern. Hierfür nutzt du die Vorlage "Doks Nachforderung" und füllst die Variablen (was genau fehlt) entsprechend aus.
Wenn alle Unterlagen vorliegen und du fertig mit der Prüfung bist, setzt du im Kontakt bei Dokumente geprüft den Status auf "Ja". Dieser Status ist irreversibel, kann also nur einmal gesetzt werden, sofern der Auftrag aktiv ist.
Jetzt sendest du dem Kunden eine E-Mail mit der Vorlage "Doks geprüft". Und schließt die entsprechende Konversation im Posteingang.

Du bist fertig 🥳😊

Der Auftrag wird vom System jetzt automatisch einem zuständigen Mitarbeiter in der Auftragsbearbeitung -> Wohnungssuche-Abteilung übergeben und die Wohnungssuche für den Kunden kann beginnen.